1. Qui?

La présente police vie privée s'applique aux services de Carfac BV, dont le siège social est situé à 9700 Oudenaarde, Ambachtsstraat 8, numéro d'entreprise BE 0466.780.331, représentée par  Mike Fraeye.

Carfac propose une solution ERP (Enterprise Resource Planning) qui permet une gestion efficace de votre entreprise. Le logiciel couvre l'ensemble des processus, du CRM à la facturation, et intègre une module de comptabilité. Carfac est la référence dans la région Belux et est principalement active dans les secteurs de l'automobile, de l'agriculture, de la construction et de l'industrie.

En utilisant les services de Carfac, vous reconnaissez avoir pris connaissance de la présente police vie privée et acceptez par conséquent la collecte et le traitement de vos données à caractère personnel, selon les modalités décrites ici. La présente police vie privée décrit le fonctionnement des services fournis par Carfac, et plus particulièrement la manière dont Carfac collecte, utilise, protège et partage les données.

Nous n'utiliserons les données à caractère personnel que vous nous communiquez que pour les services ou les finalités pour lesquels vous avez donné votre consentement. Carfac respecte le règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des données à caractère personnel, ainsi que la loi-cadre belge du 30 juillet 2018.

2. Quelles données?

Par « données à caractère personnel », nous entendons toute information concernant une personne physique identifiée ou identifiable (la personne concernée). Est considérée comme identifiable toute personne physique pouvant être identifiée, directement ou indirectement.

Nous collectons des données à caractère personnel par le biais de différents canaux :

2.1. Les informations que nous recevons directement de la personne concernée lorsqu'elle contacte Carfac par e-mail, par téléphone, via notre site web ou notre formulaire de contact, via le logiciel, ou lors de son inscription à notre newsletter.

Il s’agit des informations suivantes:

• Données d’identification (nom, prénom)
• Coordonnées (électroniques) (adress e-mail, numéro de téléphone, adresse)
• L’entreprise pour laquelle vous pourriez soumettre une demande
• Votre langue de communication préférée avec Carfac

Nous conserverons vos données dans notre base de données en vue d'une éventuelle collaboration, d'un éventuel recrutement ou de la prestation de services.

Il se peut que nous vous demandions parfois des informations complémentaires. Le cas échéant, ces informations seront toujours limitées et proportionnées à ce qui est strictement nécessaire pour la prestation de service demandée.

2.2.  Informations que nous recueillons à partir de sources accessibles au public

Nous pourrions combiner les informations que nous trouvons dans des sources accessibles au public (telles que LinkedIn, le site web de l'entreprise au nom de laquelle la demande est faite, etc.) avec celles que la personne concernée nous a elle-même fournies.

2.3. Informations que nous recueillons par le biais des cookies

Lorsque vous visitez notre site web, nous collectons des données telles que votre adresse IP, les pages que vous consultez sur notre site, votre langue préférée, etc. Nous recueillons ces informations à l'aide de cookies. Veuillez consulter notre police cookies sur le site web afin de savoir quels cookies nous utilisons et comment vous pouvez les accepter, définir vos préférences ou les refuser.

3. À quelles fins ces données sont-elles utilisées?

Carfac collecte et traite des données à caractère personnel aux fins énoncées ci-dessous. Vos données ne seront pas utilisées à d'autres fins sans que vous en soyez préalablement informé et, le cas échéant, sans que votre consentement ait été demandé.

3.1. Pour vous fournir des informations sur les services et les autres activités de Carfac et pour mieux les adapter à vos besoins et à vos souhaits.

3.2. Pour établir une relation commerciale et/ou professionnelle avec vous ou votre entreprise et pour pouvoir respecter correctement le contrat que vous concluez avec nous.

3.3. Pour vous inviter à des événements et vous envoyer des newsletters.

3.4. Pour respecter nos obligations légales (notamment en matière de traitement comptable, d'obligations fiscales et d'obligations découlant de décisions judiciaires ou d'autres lois et réglementations contraignantes).

4. Sur quelle base légale?

Carfac s'appuie sur différentes bases légales pour le traitement de vos données.

Carfac traite vos données à caractère personnel après la signature d'un contrat, d'un devis, d'une confirmation de commande ou d'un bon de commande, en vue de la préparation ou de la prestation du service.

Carfac peut également vous demander votre consentement explicite pour le traitement de vos données.

En outre, il est possible que Carfac invoque l'intérêt légitime dans certaines circonstances.

Si vous ne souhaitez pas que vos données à caractère personnel soient traitées dans ce cadre, il ne nous sera pas possible de conclure ou d'exécuter la prestation de services.

5. Avec qui sommes-nous susceptibles de partager vos données ?

Carfac ne peut transmettre vos données à caractère personnel à des tiers que si cela est nécessaire à la bonne exécution de ses prestations de services.

Si Carfac transmet vos données à caractère personnel à des tiers, un accord (de traitement des données) est conclu avec ces derniers, stipulant notamment que vos données à caractère personnel seront traitées de manière confidentielle et sécurisée.

La confidentialité de vos données est importante pour nous ; nous n'échangeons des données à caractère personnel que par des moyens électroniques offrant un niveau de sécurité maximal. Vos données ne seront jamais commercialisées, vendues, louées ou transmises à des tiers non chargés du traitement, sauf en cas d'obligation légale.

6. Liens vers d'autres sites web

Notre site web peut contenir des liens vers d'autres sites web ou services tiers. Ces liens sont fournis uniquement à titre informatif et pour faciliter la navigation de nos visiteurs. Nous n'avons aucun contrôle sur le contenu ou la police vie privée de ces sites web et services externes, et nous déclinons toute responsabilité quant aux dommages ou pertes causés par ou liés à l'utilisation de ces liens.

Nous attirons votre attention sur le fait que ces sites web et services externes ont leurs propres polices vie privée et pratiques en matière de protection des données. Nous vous recommandons de lire attentivement la police vie privée de chaque site web que vous visitez avant de fournir des données à caractère personnel.

Le fait que nous proposions des liens vers ces sites web et services externes n'implique pas que nous approuvons leur contenu ou leurs pratiques en matière de protection des données, ni que nous sommes responsables du respect du Règlement général sur la protection des données (RGPD) par ces tiers. L'utilisation des liens externes se fait entièrement aux risques et périls de l'utilisateur.

7. Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?

Les données à caractère personnel sont conservées et traitées par Carfac pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités du traitement et à la relation contractuelle entre Carfac et le client.  Ce faisant, il est tenu compte des exigences légales et réglementaires applicables en matière de conservation des données.

Nous pouvons également les conserver afin de respecter nos obligations légales, de répondre à vos questions et de résoudre d'éventuels litiges, de défendre nos intérêts légitimes et de faire valoir nos droits.

8. Mesures techniques et organisationnelles appropriées

Carfac a pris les mesures techniques et organisationnelles appropriées en matière de sécurité afin de limiter et, dans la mesure du possible, d'éviter la destruction, la perte, l'altération, la modification, l'accès non autorisé ou la divulgation accidentelle à des tiers des données à caractère personnel collectées, ainsi que tout autre traitement non autorisé de ces données.

Nous exigeons de tous nos prestataires de services qu'ils aient pris les mesures appropriées pour garantir la sécurité de vos informations.  En aucun cas, Carfac ne saurait être tenue responsable des dommages directs ou indirects résultant d'une utilisation erronée ou illicite de vos données à caractère personnel par un tiers.

Les procédures de sécurité et de gestion sont régulièrement réévaluées à la lumière des dernières avancées technologiques. Carfac enregistre vos données personnelles dans sa base de données, hébergée sur un serveur sécurisé. L'accès à cette base de données est réservé aux personnes habilitées chargées du traitement des données.

9. Droits des personnes concernées

Vous avez le droit de consulter à tout moment et gratuitement vos données à caractère personnel, ainsi que d'exercer les droits énumérés ci-dessous.

9.1 Droit d'accès, de rectification et de limitation

Vous êtes libre de communiquer ou non vos données à caractère personnel à Carfac. De plus, vous avez à tout moment le droit de demander à Carfac de consulter, de rectifier, de compléter ou de limiter vos données à caractère personnel.

9.2. Droit à l'effacement

Vous avez le droit de nous demander de supprimer vos données à caractère personnel de notre base de données. Ce droit peut toutefois être limité en raison d'obligations légales. Vous reconnaissez qu'en cas de refus de communication ou de demande de suppression de données à caractère personnel, certains services pourraient ne pas être disponibles.

9.3. Droit d'opposition

Vous disposez d'un droit d'opposition au traitement de vos données à caractère personnel pour des motifs impérieux et légitimes. En outre, vous avez toujours le droit de vous opposer à l'utilisation de vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct.

9.4 Droit à la portabilité des données

Vous avez le droit d'obtenir les données à caractère personnel que vous avez fournies à Carfac sous une forme structurée, couramment utilisée et lisible par machine, et/ou de les faire transférer à d'autres responsables du traitement. 

9.5. Droit de retirer son consentement

Dans la mesure où le traitement repose sur votre consentement préalable, vous avez le droit de retirer ce consentement. Vous avez le droit de retirer votre consentement à l'utilisation future de vos données à caractère personnel dans le cadre d'une étude spécifique. Ce droit peut toutefois être limité en raison d'obligations légales ou de la nécessité de conserver ces données dans les archives à des fins de recherche scientifique ultérieure. Après validation de votre demande, vos données à caractère personnel seront supprimées de la base de données de Carfac.

 9.6. Exercice de vos droits

Vous pouvez exercer vos droits en contactant Carfac BV, soit par e-mail à l'adresse info@Carfac.be, soit par courrier postal à l'adresse suivante : Carfac BV, Ambachtsstraat 8, 9700 Oudenaarde. Vous devez toujours joindre une copie d'une pièce d'identité à toute demande de ce type.

Une demande peut être refusée si elle est manifestement répétitive ou systématique.

 9.7. Décisions automatisées et profilage

Le traitement de vos données à caractère personnel n'implique aucun profilage et ne fera pas non plus l'objet de décisions automatisées de la part de Carfac.

9.8. Droit de déposer une plainte

Vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l'Autorité belge de protection des données, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, tél. +32 (0)2 274 48 00, fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail : contact@apd-gba.be

10. Modifications

Nous nous réservons le droit de mettre à jour la présente police vie privée si nécessaire.

Toute modification sera communiquée aux utilisateurs.