Handtekening/Standaardmails

• Inleiding
• Email instellingen
  • Algemeen - Persoonlijke instellingen
• Handtekening
• Standaardmails
  • Via Parameters - Afdruk - Documentopmaak werkorders

Inleiding

In Carfac is het mogelijk om een handtekening en voor elk document een standaard tekst (standaard e-mail) in te stellen, dat meegestuurd moet worden bij het mailen van het document.

Email instellingen

Via het menu ‘Parameters’ - ‘E-mail’ open je het scherm voor de email instellingen.

 

Algemeen - Persoonlijke instellingen

Het scherm met de instellingen opent automatisch op de algemene instellingen.

Daar kan je ‘persoonlijke instellingen’ invullen of ‘algemene instellingen’ die gelden voor heel de organisatie.

 

• Methode:
  • Outlook: als u dit aanduidt, dan hoeft u enkel je outlook email adres in te vullen.
    De emails worden dan via Outlook verstuurd.
  • SMTP: als u dit aanduidt dan moet u alle onderstaande velden invullen.
    De emails worden dan via Carfac verstuurd.
• E-mailadres: je email adres.
• Host:
  • bvb: als u O365 gebruikt: smtp.office365.com
  • bvb: als u gmail adres gebruikt: smtp.gmail.com
  • bvb: als u telenet adres gebruikt: smtp.telenet.be
• Port: meestal is dit 587 (indien anders, zal uw IT-er dit weten)
• Username: meestal is dit hetzelfde als je emailadres (indien anders, zal uw IT-er dit weten)
• Password: je email wachtwoord (indien u dit zelf niet weet, zal uw IT-er dit weten)
• TLS: meestal moet dit aangevinkt zijn, dit is een security om mails te versturen. (indien anders, zal uw IT-er dit weten)

Al deze zaken i.v.m. SMTP kan u vragen aan jullie IT-er, eventueel kan u dit zelf ook opzoeken in google door ‘smpt host en naam van soort email’ in te typen.
Dan vindt u ook vaak terug wat de smpt host en poort moet zijn.

Handtekening

Via Parameters - Email - Algemeen kan een handtekening ingesteld worden, dat meegestuurd moet worden bij het mailen vanuit Carfac. Door het klikken op het icoontje van het potlood zal een scherm geopend worden om de handtekening in te stellen.

 

In het volgende scherm kan de handtekening ingegeven worden en dit wordt opgeslaan door te bevestigen met de groene “V”.

 

Na het bevestigen met de groene “V” zal gevraagd worden waar de handtekening opgeslaan moet worden. Standaard zal de map “Emailtekst” geopend worden op de server. Dit is de beste locatie omdat dit altijd bereikbaar is, indien nodig.

 

Standaardmails

Via Parameters - Afdruk - Documentopmaak werkorders

1. Ga naar Parameters - Afdruk - Documentopmaak werkorders
2. Klik het document aan

 

3. Ga naar Opties - Vertaling documentnaam
4. Klik op de plus
5. Dubbelklik in het veld “Taal”, om de taal van de tekst aan te geven
6. Vul in het veld “Naam”, de naam van het document in
7. Dubbelklik in het veld “Standaard e-mail” om de e-mail op te maken

 

8. Geef de e-mail in en bevestig met het groene vinkje

 

9. Kies een locatie waar de e-mail opgeslaan moet worden. Hierbij raden we een locatie op de server aan, zodat dit voor iedereen beschikbaar is

 

Let op : De standaardmail wordt automatisch samengevoegd met de handtekening ingesteld onder Parameters - Algemene parameters - Communicatie - E-mail. De handtekening nog eens toevoegen, is hier niet nodig.