MACHINES
1 Beheer Machines................................................................................................. 6
1.1 Titelbalk machinebeheer............................................................................................................... 6
1.2 Algemene machinegegevens......................................................................................................... 7
1.3 Lijst................................................................................................................................................. 8
1.4 Onderhoudsfiches.......................................................................................................................... 9
1.5 Technische gegevens...................................................................................................................... 9
1.6 Bestelinfo...................................................................................................................................... 10
1.7 Diversen........................................................................................................................................ 11
1.7.1 Algemeen.................................................................................................................................................................................... 11
1.7.2 Verkoop....................................................................................................................................................................................... 12
1.7.3 Verzekeringen............................................................................................................................................................................. 12
1.7.4 Intrastat....................................................................................................................................................................................... 13
1.8 Historiek A-V................................................................................................................................. 13
1.9 Kosten - Omzet............................................................................................................................. 14
1.10 Memo......................................................................................................................................... 14
1.11 Opties......................................................................................................................................... 14
1.12 Foto’s.......................................................................................................................................... 15
1.13 Documenten............................................................................................................................... 15
1.14 Etiket.......................................................................................................................................... 16
1.15 Garantie...................................................................................................................................... 16
1.16 Onderdelen................................................................................................................................ 17
1.17 Bestellingen................................................................................................................................ 17
1.18 Werkorders................................................................................................................................. 17
1.19 Projecten.................................................................................................................................... 17
1.20 Afbeeldingen.............................................................................................................................. 18
2 Instellingen....................................................................................................... 19
2.1 Parameters - Machines................................................................................................................ 19
2.2 Algemene Parameters.................................................................................................................. 20
2.2.1 Machines - Algemeen............................................................................................................................................................... 20
2.2.2 Machines - Vrije velden - Overzicht........................................................................................................................................ 21
2.2.3 Machines - Vrije velden - Instellingen.................................................................................................................................... 22
3 Import Wizard................................................................................................... 23
3.1 Import Wizard.............................................................................................................................. 23
3.2 Activatie........................................................................................................................................ 23
3.3 Menu - Extra................................................................................................................................. 23
3.4 Modellen...................................................................................................................................... 24
3.4.1 Stap 1 - Bronbestand................................................................................................................................................................. 24
3.4.2 Stap 2 - Toewijzing velden/kolommen................................................................................................................................... 25
3.4.3 Stap 3 - Vervangnummers........................................................................................................................................................ 26
3.4.4 Stap 4 - Standaard parameters................................................................................................................................................ 26
4 Modellen.......................................................................................................... 28
4.1 Inleiding........................................................................................................................................ 28
4.2 Model aanmaken......................................................................................................................... 28
4.2.1 Model manueel aanmaken...................................................................................................................................................... 28
4.2.1.1 Bijkomende gegevens............................................................................................................................................................ 28
4.2.2 Model aanmaken vanuit een machine.................................................................................................................................. 31
4.3 Machine aanmaken vanuit een model......................................................................................... 32
4.3.1 Gegevens machine updaten na wijziging model.................................................................................................................. 34
5 Stock machines................................................................................................. 36
5.1 Stock machines............................................................................................................................. 36
5.1.1 Automatisch koppelen machine via aankoop- en verkoopfacturen................................................................................. 36
5.1.1.1 Instellen Algemene Rekening aankoopfacturen............................................................................................................... 36
5.1.1.2 Instellen Algemene Rekening verkoopfacturen................................................................................................................ 37
5.1.1.3 Verwerken aankoopfactuur.................................................................................................................................................. 37
5.1.1.4 Verwerken verkoopfactuur................................................................................................................................................... 39
5.1.2 Manueel koppelen..................................................................................................................................................................... 42
5.1.2.1 Aankoopfactuur...................................................................................................................................................................... 42
5.1.2.2 Verkoopfactuur....................................................................................................................................................................... 44
5.1.3 Stock corrigeren......................................................................................................................................................................... 44
5.1.4 Creditnota’s................................................................................................................................................................................. 45
5.1.5 Bonus/Extra................................................................................................................................................................................ 45
5.1.5.1 Verwerking Bonus.................................................................................................................................................................. 46
5.1.5.2 Verwerking Extra.................................................................................................................................................................... 47
5.1.6 Stocklijst machines.................................................................................................................................................................... 48
5.1.7 Lijst Historiek Aankoop/Verkoop Machines.......................................................................................................................... 49
6 Voertuigenregister............................................................................................. 51
6.1 Inleiding........................................................................................................................................ 51
6.2 Parameters................................................................................................................................... 51
6.2.1 Toegangschema.......................................................................................................................................................................... 51
6.2.2 Werkordertypes......................................................................................................................................................................... 53
6.2.3 Machines..................................................................................................................................................................................... 53
6.2.4 Vestigingen.................................................................................................................................................................................. 54
6.3 Algemene principes...................................................................................................................... 54
6.4 Machines...................................................................................................................................... 55
6.4.1 Stock occasievoertuigen........................................................................................................................................................... 55
6.4.2 Verkoop occasievoertuig.......................................................................................................................................................... 56
6.5 Werkorders................................................................................................................................... 57
6.5.1 Opnemen in voertuigenregister.............................................................................................................................................. 57
6.5.2 Uitschrijven uit voertuigenregister......................................................................................................................................... 59
6.5.3 Wijzigen gegevens..................................................................................................................................................................... 60
6.5.3.1 Handeling wijzigen................................................................................................................................................................. 60
6.5.3.2 Verantwoordingsreferentie.................................................................................................................................................. 61
6.5.3.3 Data wijzigen........................................................................................................................................................................... 62
6.5.3.4 Werkordergegevens wijzigen............................................................................................................................................... 62
6.6 Voertuigenregister raadplegen.................................................................................................... 62
7 Aankoopattest en -borderel............................................................................... 64
7.1 Inleiding........................................................................................................................................ 64
7.2 Werking........................................................................................................................................ 64
7.2.1 Aankoopborderel....................................................................................................................................................................... 64
7.2.1.1 Voorbeeld borderel................................................................................................................................................................ 66
7.2.2 Aankoopattest............................................................................................................................................................................ 66
7.2.2.1 Voorbeeld attest..................................................................................................................................................................... 68
8 Car-Pass............................................................................................................ 69
8.1 instellingen voor helpdesk........................................................................................................... 69
8.2 Overige instelling.......................................................................................................................... 69
8.3 Werking........................................................................................................................................ 70
Bovenaan op het scherm ziet u de algemene gegevens van de geselecteerde machine.
• Nummer: Automatische toekenning van een machinenummer
• Machine blokkeren
• M: Koppelen van een model aan de machine
• Rode M: geen gekoppeld model
• Groene M: gekoppeld aan een model
• 10: Aantal machines gekoppeld voor de gekoppelde klant
• Machine opnemen in het voertuigenregister (enkel te gebruiken voor stockmachines, zie handleiding Voertuigenregister)
• Benaming: De naam van de machine wordt automatisch aangemaakt op basis van de andere gegevens Merk, Model, Motor. en Reeks
• Merk: merk van de machine
• Model, Motor en Reeks: Belangrijkste gegevens van de machine.
Tip: U kan de velden Model, Motor., Reeks, Nummerplaat en Chasissnr. eventueel een andere naam geven. Dit doet u via Parameters - Algemene Parameters - Machines - Vrije Velden - Overzicht (onderaan de tabel).
• Groep: bv. Tractor, Verreiker, Hoogtewerker, Bladblazer, …
• Nummerplaat: Nummerplaat van de machine, wordt ook grafisch weergegeven
• 1e gebruik: Datum eerste inschrijving van de machine
• Garantie: Garantiedatum. Indien de garantie nog lopende is, ziet u het aantal resterende dagen in het rood. Als de garantie verstreken is, ziet u de groene tekst Verstreken.
• Uren- of kilometerstand
• Garantietype en onderhoudscontracttype: Extra informatie over de garantie en/of het onderhoudscontract. Stel deze in via de vierkantjes. U kan nieuwe types aanmaken via Parameters - Machines - Garantietypes / Onderhoudscontracttypes.
• Klant: Huidige eigenaar van de machine
• Stock: Als de machine in stock is, zal hier in het rood de letters STOCK worden weergegeven.
Overzicht van alle machines in het machinebeheer.
Klik op een naam om de gegevens van die machine in te laden.
Bij het factureren van werkorders worden de onderhoudsfiches van de gekoppelde machine automatisch aangemaakt. Via de knop “Detail Werkorder” kan doorgeklikt worden naar het bijhorende werkorder.
Er kunnen ook manueel lijnen toegevoegd worden aan de onderhoudsfiches via de “+”. Afdrukken van de fiches kan via het printericoon.
Er zijn 48 vrije velden beschikbaar die naar keuze in te stellen zijn.
Hierin kunnen verschillende technische gegevens van de machines bijgehouden worden.
U kan de namen van de technische gegevens laten afhangen van de groep van de machine. Zo kan u andere gegevens bijhouden voor een landbouwmachine dan bijvoorbeeld voor een tuinmachine. Dit doet u als volgt:
1. Maak eerst een technisch schema aan via Parameters - Machines - Technische Schema’s.
Een technisch schema is een verzameling van technische gegevens voor een bepaalde machinegroep.
2. Wijs daarna het schema toe aan een machinegroep via Parameters - Machines - Machinegroepen.
3. In de machinefiche stelt u de groep in, bovenaan bij de algemene machinegegevens.
4. Het technisch schema zal dan automatisch zichtbaar worden in het tabblad Technische Gegevens.
• Besteldatum: Datum waarop de machine besteld werd
• Bestelprijs: Aankoopprijs van de machine
• Leverancier: Leverancier waarbij de bestelling geplaatst is
• Referentie Lev.: Referentie van de leverancier bij bestelling
• Leveringstermijn: Wachtperiode tot de levering
• Leveringsdatum: Datum waarop de levering verwacht wordt
• Besteld voor (Klant): Klant waarvoor de bestelling geplaatst is
Als u een klant invult bij “Besteld voor”, zal de machine in het paars weergegeven worden in het zoekscherm. Op deze manier ziet u meteen dat deze machine nog in bestelling is voor een klant.
• Bouwjaar: bouwjaar van de machine
• Inschrijvingsdatum: laatste inschrijvingsdatum van de machine (de 1e inschrijvingsdatum staat bovenaan bij “1e Gebruik”)
• Keuringsdatum: datum volgende keuring
• Kilometer- of uurstand
• Onderhoud: Geef hier aan wanneer de machine de volgende keer op onderhoud moet komen. U kan de soorten onderhoud aanpassen via Parameters - Machines - Onderhoudstypes.
• Chauffeur: Contact selecteren als chauffeur (bv. de klant is de firma, de chauffeur is de persoon zelf die werkzaam is bij de firma)
• Werkorder klant: Als u de machine inlaadt op het werkorder, zal standaard ook de klant van de machine worden ingeladen. U kan hier een andere klant selecteren die op het werkorder moet worden ingeladen.
• Onderdeel van: Geef hier aan of de machine onderdeel is van een andere machine
Onder de flap Verkoop kan er extra info ingevuld worden omtrent alles wat te maken heeft met de verkoop van de machine:
• Catalogusprijs
• Verkoopprijs: prijs waaraan u de machine zal verkopen of heeft verkocht
• Facturatiestatus: bv. Nieuw of Occasie.
• Restwaarde: restwaarde na afschrijving van de machine (zie handleiding Afschrijvingen op investeringen)
• Verkoper
Indien er een verzekering is voor een machine, kan dit hier gekoppeld worden.
Deze informatie zal dan ook verschijnen op werkorders voor deze machine, onder tabblad Diversen.
Sommige ondernemingen zijn verplicht om een intrastataangifte in te vullen. Om het gemakkelijker te maken, kunnen de standaardgegevens voor de intrastataangifte hier ingevuld worden. (zie handleiding Intrastat)
Het tabblad Historiek A-V geeft de aankoop- en verkoopgeschiedenis van de machine weer. Dit bepaalt of de machine al dan niet in stock is.
Bij het inboeken van een aankoopfactuur of creditnota van een machine, wordt een aankooplijn aangemaakt onder Historiek A-V van de machine. Dit wordt eveneens zo gedaan voor een verkoopfactuur of creditnota.
De volgorde van de lijnen is van belang om de machine correct in of uit stock te hebben. Als de onderste lijn een aankoop of verkoop creditnota is, is de machine in stock.
Voor meer uitleg over de stock van de machines, en het koppelen van facturen aan Historiek A-V, verwijzen we u graag door naar de handleiding “Machines – Stock”.
Vraag hier een overzicht op van de kosten en omzet van de ingeladen machine.
Dit overzicht wordt opgebouwd aan de hand van de aankoop- en verkoophistoriek, evenals de werkorders en boekingen waarop de machine werd gekoppeld.
• Werkorders: Bij het inladen van de machine op een werkorder, zal deze memo getoond worden
• Werkopdracht: Bij het afdrukken van een werkopdracht, zal deze memo mee afgedrukt worden • Algemeen: Algemene memo die enkel op de ingeladen machine te zien is
De opties die voor een machine gebruikt worden, worden hier bijgehouden.
• Als de machine gekoppeld is aan een model, kan u op deze knop klikken om een selectie te maken vanuit de modelopties.
• Optiegroep: Categorie waarin u de opties kan indelen. U kan optiegroepen aanmaken of wijzigen via Parameters - Machines - Modeloptiegroepen.
• Standaard: Geeft aan of het om een optie gaat die standaard op het model zit. Deze opties zijn inbegrepen in de prijs van de machine. U kan dit vinkje hier niet aan- of uitvinken, dat kan enkel op de fiche van het model zelf.
• Stockaanpassing: Geeft aan of het artikel van de optie uit stock moet gaan wanneer de machine wordt verkocht.
Voor machines kunnen verschillende afbeeldingen toegevoegd worden.
• Foto’s inladen
• Foto’s opslaan
Er zijn 3 soorten documenten die aan een machine gekoppeld kunnen worden: bestanden, bestandsmappen en websiteadressen.
Klik op onderstaande knoppen om een document toe te voegen:
• Bestand koppelen
• Map koppelen
• Website koppelen
Dubbelklik op een bestand om dit te openen.
Er zijn standaard 2 soorten etiketten voorzien in het beheer van de machines.
• Machine – Sleutelkaart: Etiket met de benaming van de machine en de naam van de klant
• Machine – Volgend onderhoud: Etiket met de gegevens van het volgende onderhoud
Onder deze flap kunnen de verschillende garanties voor een bepaalde machine toegevoegd worden. De gewone garantie zal weergeven worden als “(Basisgarantie). Extra garantie kan via de “+” toegevoegd worden.
Hier ziet u de machines die onderdeel zijn van de geselecteerde machine.
Als deze machine zelf onderdeel is van een andere machine, kan u dit instellen via het tabblad Diversen.
Hierin komen alle bestellingen die voor de geselecteerde machine geplaatst zijn.
Onder de flap werkorders zijn alle werkorders, waarop de geselecteerde machine ingeladen is, terug te vinden.
Er is een mogelijkheid om enkel alle openstaande orders te zien, door het vinkje “Enkel openstaande” aan te vinken.
Indien de machine gekoppeld is aan een project, zal dit hier te zien zijn.
Afbeeldingen die toegevoegd worden voor een bepaalde machine worden weergeven in de flap Afbeeldingen. Dit zijn de afbeeldingen die toegevoegd zijn via de flap Documenten.
• Machinegroep: Groep waarin de machine onderverdeeld kan worden
• Machinezonegroepen: Voor de technische schema’s van de machines kunnen er zonegroepen ingesteld worden. Zo komt er in het technisch schema een uitklapvenster zichtbaar, waarbij de keuze gemaakt kan worden uit voorgedefinieerde gegevens.
• Modeloptiegroepen: Opties indelen in categorieën.
• Technische Schema’s: Verzameling van technische gegevens (vrije velden) die aan een machinegroep kunnen gekoppeld worden.
• Onderhoudstypes: Types onderhoud
• Onderhoudscontracttypes: Types onderhoudscontracten
• Garantietypes: Types garantie
• Logo: Het logo kan aangepast worden naargelang de activiteit. Onze helpdesk heeft enkele logo’s ter beschikking die u kan aanvragen.
• Omschrijving: De omschrijving machine kan, evenals het logo, aangepast worden naargelang de activiteit (bv. wagen i.p.v. machine)
• Geanimeerde nummerplaat: De nummerplaat verschijnt in het vet en het rood
• Chassisnr.: Maximum aantal karakters instellen voor een chassisnummer
• Zoekscherm:
• Algemeen zoekscherm: Standaard zoekscherm zoals in elk beheer
• Specifiek zoekscherm: Zoekscherm waarbij enkel de machines getoond worden waarin de ingegeven karakters voorkomen
Tip: Indien u veel machines heeft, kan het zoekscherm Machines trager werken. Kies in dit geval voor “Specifiek zoekscherm” om de performantie te verbeteren.
U kan voor elke machine 48 extra gegevens bijhouden, die u vrij kan invullen. Onder deze flap maakt u de vrij velden aan voor het standaard technisch schema.
U kan hier eveneens een andere naam kiezen voor de velden Model, Motor., Reeks, Nummerplaat en Chassisnr.
U kan hier 1 tot 5 vrije velden kiezen die u wenst weer te geven in het tabblad Lijst in het machinebeheer.
U kan eveneens 1 of 2 vrije velden kiezen die u wenst weer te geven op het werkorder.
De nieuwe import wizard in Carfac M is bedoeld om Excel, Csv of txt bestanden te kunnen inlezen en de inhoud toe te wijzen aan een veld in Carfac M. Deze nieuwe functionaliteit vervangt voor een deel het importeren via Excel die nu reeds beschikbaar was.
Ambachtsstraat 8
