1 Activatie
1.1 Toegangschema
• Algemeen
• Menu - Tijdsregistratie
• Beheren - Tijdsregistratie
Het is vooral belangrijk dat het vinkje onder “Algemeen” en de het bovenste vinkje onder “Menu” en “Beheren” voor tijdsregistratie geactiveerd is. Wat onder het menu en het beheer zichtbaar moet zijn, kan per schema apart ingesteld/gekozen worden.
2 Instellingen
2.1 Werkschema’s
Het is mogelijk om werkschema’s aan te maken met de standaarduren waarbinnen gewerkt wordt op een dag. Het is steeds mogelijk om meerdere schema’s aan te maken (bv. voltijds, deeltijds,…).
Ga naar Parameters - Tijdsregistratie - Werkschema’s om een nieuw schema aan te maken.
1. Klik op het plusicoontje
2. Geef het schema een naam
3. Kies de juiste uren van het schema door de tijdsblokken te selecteren. Een tijdsblok vastleggen kan door met de rechtermuisknop op het geselecteerde blok te klikken en te kiezen voor “Werktijd instellen”
4. Sla op met het vinkje
2.2 Gebruikers
Per gebruiker is het mogelijk om aan te geven of de gebruiker gaat werken via de tijdsregistratie en kan het juiste werkschema gekozen worden.
Om te kunnen werken in de tijdsregistratie, is het vinkje “Tijdsregistratie” het belangrijkste. Als er gekozen is om werkschema’s te gebruiken, kan dit ook onmiddellijk gekozen worden.
2.3 Werktypes
Voor de uit te voeren werken is het mogelijk om verschillende werktypes toe te voegen. De werktypes kunnen de juiste verkoopprijs geven, die verrekend moeten worden naar de klant. Ook kan de kostprijs (wat de werknemer kost) ingegeven worden, om het verschil tussen de kost en de opbrengt te zien.
3 Uren registreren
3.1 Manueel
1. Kies de gebruiker
2. Klik op “Aanmelden” om de dag te starten
3. Kies “Taak kiezen” om te starten met een taak
4. Roep het juiste werkorder op
5. Kies het werktype
6. Klik op “Start”
Om te veranderen van taak, kan opnieuw op de gebruiker geklikt worden en een nieuwe taak gekozen worden.
3.2 Via scanner
3.2.1 Afdrukken systeembarcodes
Ga naar Parameters - Afdruk - Afdruk Systeembarcodes.
1. Kies de werknemers die tijden moeten kunnen starten
2. Kies de werktype die gekozen moeten kunnen worden
3. Vink alle registratieknoppen aan
Voorbeeld:
3.2.2 Werking
Dag starten:
1. Naam gebruiker
2. Start
Taak starten:
1. Naam gebruiker
2. Taak kiezen
3. Barcode werkopdracht
4. Werktype (in bovenstaand voorbeeld “Werk”, “Werk garantie” en “Werk intern”)
5. Start
Taak stoppen:
1. Naam gebruiker
2. Taak stoppen Dag stoppen:
1. Naam gebruiker
2. Stop
4 Corrigeren werktijden
Indien een gebruiker verkeerdelijk geregistreerd zou hebben op een order, tijd vergeten stoppen is,… dan is het mogelijk om dit te corrigeren. We hebben 3 mogelijke manier waarop een tijd aangepast kan worden.
4.1 Werktijden
De werktijden kunnen aangepast worden op basis van het werkorder of de gebruiker zelf.
4.1.1 Werkorders
1. Ga naar menu Tijdsregistratie - Werktijden
2. Kies voor tabblad Werkorders
3. Klik op het vergrootglas en kies het juiste werkorder
4. Dubbelklik in het veld dat aangepast moet worden (Werktype, Begintijd, Eindtijd)
4.1.2 Gebruikers
1. Ga naar menu Tijdsregistratie - Werktijden
2. Ga naar tabblad Gebruikers
3. Kies de juiste gebruiker
4. Selecteer de begindatum
5. Selecteer de einddatum
6. Dubbelklik in het veld dat aangepast moet worden (Werktype, Begintijd, Eindtijd)
4.2 Werkplanning
4.2.1 Tijden wijzigen
1. Ga naar menu Tijdsregistratie - Werkplanning
2. Kies de week waarin er gewerkt is aan het werkorder 3. Selecteer de werknemer
4. Dubbelklik op de dag om de wijziging door te voeren
5. Voer de gewenste wijziging uit, door te klikken op het te wijzigen item (aanmeldtijd = groene lijn, afmeldtijd = rode lijn, werkorder = gekleurd blokje)
4.2.2 Tijden toevoegen
Indien een gebruiker zou vergeten zijn van aan te melden, af te melden, uren te registreren,…, dan is het steeds mogelijk om manueel uren toe te voegen.
1. Ga naar menu Tijdsregistratie - Werkplanning
2. Kies de week waarin de wijziging moet gebeuren
3. Selecteer de werknemer
4. Dubbelklik op de dag om de toevoeging door te voeren
Aan- en afmeldtijd toevoegen:
Klik op het tandwieltje en kies voor “Toevoegen aan- en afmeldtijden. De tijden zullen toegevoegd worden op basis van het werkschema. Deze kunnen steeds gewijzigd worden, zoals hierboven reeds uitgelegd.
Na het klikken op de knop zullen er groene en rode lijnen verschijnen.
Werkorder toevoegen:
Om en werkorder toe te voegen mag er gelikt worden op het +-icoontje. Daarna mag op het juiste veld geklikt worden om een blokje toe te voegen. Na het toevoegen van een blokje moet nog het juiste begin- en einduur, werkorder en werktype gekozen worden.
4.3 Werkorder
1. Ga naar het juiste werkorder - tabblad Tijdsregistratie
2. Dubbelklik in het veld dat aangepast moet worden (werknemer, werktype, begintijd, eindtijd, echte begintijd, echte eindtijd)
5 Werkuren factureren
De geregistreerde uren op werkorders moeten doorgerekend worden naar de klant. Het is mogelijk om te werken met een gekoppeld artikel, zodat er steeds een historiek bijgehouden worden. Dit laatste is niet verplicht en het is perfect mogelijk om te factureren zonder dat de uren op een artikel toegevoegd worden.
5.1 Met artikel
5.1.1 Artikel
Maak een artikel aan voor de werkuren. Dit is een artikel waarbij “Stock berekenen” uitgeschakeld mag zijn en waarbij geen prijzen ingevuld moeten zijn. Er moeten geen prijzen ingevuld zijn, aangezien Carfac de prijzen gaat nemen gekoppeld aan het werktype (Parameters - Tijdsregistratie - Werktypes).
5.1.2 Algemene parameters
Het aangemaakte artikel moet gekoppeld worden onder de algemene parameters om de correcte verwerking te verkrijgen. Ga hiervoor naar Parameters - Algemene Parameters - Tijdsregistratie - Facturatie. Kies bij “Artikel voor werktijden op werkorder” het juiste artikel door op het artikelicoontje te klikken.
5.1.3 Verwerken uren op werkorder
1. Ga naar het juiste werkorder - tabblad Tijdsregistratie
2. Kies voor de knop “Op order plaatsen”
Na het klikken op de knop, zullen de tijden toegevoegd worden op het werkorder. Het artikel zal verschijnen op de werkorderlijn en kan het werkorder gefactureerd worden.
5.2 Zonder artikel
1. Ga naar het juiste werkorder - tabblad Tijdsregistratie
2. Kies voor de knop “Op order plaatsen”
Na het klikken op de knop, zullen de tijden toegevoegd worden op het werkorder en kan het werkorder gefactureerd worden.
